每個人一天只有24小時,一樣的時間每個人卻活出不一樣的人生,但現在人有三多,工作多、雜務多、資訊多,常常覺得時間不夠用,列了一堆待辦事項,但離完成卻遙遙無期,該如何突破瓶頸提升工作效率呢? 以下有三個建議讓您提升效率不煩心。

 

  1. 事前準備

若每日需要處理的任務很多,建議前一天晚上或上班前,先將需要執行的任務想過一遍,並列出每日項目 To Do List,了解任務輕重緩急再一一排解,這樣才不會到公司手忙腳亂,事前規劃可以讓自己清楚知道當日行程,也能明白當天該執行那些項目,不僅方便預測狀況自我決策,也可以讓您的心情平穩更能順利處理任何事情!

 

  1. 善用碎片時間

現在人手一機,我們常常運用碎片時間上網搜尋、看行事曆、收Email回信、LINE即時回覆討論,但也因為碎片時間的長短,而可以有不同的運用。

短暫的碎片時間,例如在等車、通勤、廁所的時間,我們可以

 

吸收新知

了解當天、近期業界趨勢,固定涉略某領域的新知,才能累積自己的資訊資料庫。

思考

會議前或拜訪客戶前,如果還有一點時間,可以先思考一下哪裡需要注意或可事前準備的地方,提前思考以便應對不同的狀況發生。

學習

如果通勤的時間較長時,可以選擇看書或線上課程,畢竟車上會有晃動狀況,對於閱讀如果有眼力不適的狀況,可以選擇用聽的,現在也有很多線上課程可以學習,可以選擇適合自己的課程每天增加一點競爭力,長期下來也有不錯的成效。(但切記若是騎車,就千萬不要聽耳機而影響到行車安全了!)

紀錄

透過碎片時間,若沒有什麼特別需要做的事,其實也可以寫寫日記,列出今天該做的事,自省反思一下最近的狀況,紀錄一下生活的點滴,看看還有可以改善的地方,也是個不錯的選擇。

運動

利用空暇時間,可以起身做個運動,一直坐在螢幕前對於視力及身材是最大的殺手阿!

娛樂

當然人生不是一昧的衝刺,適度的娛樂、打lol、追劇、享受美食、旅行、探索自己的興趣,切換不同的角度,人生閱歷才會豐富。

休息

以上說的,其實都不及休息來的重要,如果身體不舒服睡眠不足,適度的閉目養神讓身體好好休息才是上策,俗話說充電是為了下一個階段,休息是為了走更長遠的路。

 

片段時間運用也可分為

◆ 重要事情+空檔+重要事情

如果在會議中間,比較適合小休片刻,或準備下一場會議是否有需要注意的地方,事前準備事半功倍。

◆ 重要事情+空檔+不重要事情

若在剛結束重要會議,可以先喝個咖啡下午茶小歇片刻,再將零星項目一一列出一一排解,做事有條有理工作自然井然有序。

◆ 不重要事情+空檔+重要事情

例如剛上班,可以透過通勤時間進行吸收新知、思考、學習,提升自己的競爭力。

◆ 不重要事情+空檔+不重要事情

如果在下班後之間的空檔,也可以安排學習、運動、或好好休息娛樂。

 

善用碎片時間其實也是時間管理的一部分,雖然碎片時間很零碎,但還是要盡量維持一次只做一件事,才能保持高效率的專注力,打造能達成短期效益中長期有利的碎片時間管理,而獲得更好的效果。

 

  1. 提升專注力

而說到專注力,其實才是最重要卻又最難克服的一環,假設A專案客戶臨時來電說這地方要改,B項目明天就要交件,C項目下午要出貨工廠會還沒完工,我們常常遇到事情太多,又一下子擠在一起時,是不是常常讓人手忙腳亂應付不來,所以我們必須

 

先列出任務的輕重緩急

將最急最重要的部分先處理,最難的都解決了,相信後面的問題也不是問題皆可迎刃而解。

打造工作環境

不管做任何事情,其實環境是很重要的,其實有時候你不想做並不是能力問題,而是環境造成的,例如在家,通常我們都是有沙發就躺,有電視就看,如果真的要在家工作真的需要很強的自制力,所以不如換個環境,例如辦公室、咖啡廳或共享空間,沒有其他的誘惑才能心無旁鶩,給自己一個合適的環境更能事半功倍。

訂立目標

執行中長期專案時,可先訂出目標及時間點,用預期結果來反推計算日期,一週該完成到什麼程度,一個月該完成到哪,一季該完成到哪,都需先訂立出來,以利後續追蹤回朔。

做好心理建設

在執行項目之前,請先做好心理建設,訂立目標後告訴自己一定要做完,並在一定的時間內必須完成一件事,做好心理建設後才能破釜沉舟將任務完成。

時間切割法

想要提升工作效率,但對於時間掌控不知道該如何執行的話,建議將時間切成小時化,每個小時檢視一次自己的任務執行到哪裡了 (可依據項目不同自訂時間切割),這樣也可以督促自己執行進度不會拖延,更助工作效率提升。

並可使用Freeter專案管理軟體輔助,Freeter可以將任務條列化,並具可計時功能,假設這項任務需要1個小時,則可設定1個小時倒數,時間到會警示提醒協助我們提升時間的掌控,以小時計算工作量,時間到提醒,並每日檢討,給自己適當的壓力是必要的,這樣才能集中精神完成任務。

 

以上就是提升效率的幾個小技巧,在職場上要高人一等,不僅要有能力還要有執行力。

提升執行力,自然工作效率就能提升,做好時間管理讓你Skr Skr 令人刮目相看!

成功的人找方法,失敗的人找藉口!

成功的人做的多,失敗的人說的多!

 

加入成功行列從現在起就開始執行吧!

 

Freeter

https://freeter.io/

優點: 任務專案管理自訂工作流程及資源

缺點: 因為為任務型管理無時間軸

 

註:Skr是什麼? 中國新說唱 剖析「Skr」今夏最洗腦單字

http://www.cool-style.com.tw/wd/archives/316888

 

 

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